Gestamp: La tecnología permite transformar los comportamientos de las personas

1 noviembre 2016 — Recursos Humanos

María José de Francisco, HRSIS Manager de Gestamp

Disponer de la información de los trabajadores de una forma rápida y fiable que permita establecer patrones e impactar en los comportamientos. Este es el valor añadido que aporta la tecnología a la función de Recursos Humanos. Con una trayectoria de 25 años vinculada a la función, en la actualidad María José de Francisco es la responsable de sistemas de RRHH en Gestamp. Una posición creada a raíz de la implantación de SAP en la organización.

Usted tiene una larga trayectoria en la función de Recursos Humanos y desde hace cinco años es la responsable de Sistemas de RRHH de Gestamp. ¿Cómo ha sido esta evolución?

En Gestamp todavía tenemos una estructura muy plana. Estamos trabajando para hacer crecer los puestos necesarios dentro de la organización y Sistemas de RRHH ha sido uno de ellos. De hecho, yo empecé como directora de proyecto de implantación de una herramienta y me he convertido en la responsable de Sistemas de RRHH. En la actualidad, dependo de la Dirección de RRHH, pero trabajo muy de la mano con la Dirección de IT.

¿Por qué es tan importante disponer de una posición que vele por los sistemas de RRHH?

En un mundo tan tecnológico como en el que vivimos, cada vez más es más necesario que en una área como la de RRHH, que está evolucionando mucho y muy deprisa, alguien se encargue de la tecnología que se ocupa de algo tan sensible, en términos de seguridad y de confidencialidad, como son las personas y el talento de las personas.

¿Cómo cree que ayuda la tecnología a la función?

Precisamente en lo que es más necesario que crezca la tecnología en el ámbito de RRHH es en conseguir que la información sobre las personas, que es nuestra materia de trabajo, esté disponible de la forma más rápida posible para el negocio y que realmente ofrezca un valor añadido, tanto para los empleados como para el negocio. Recursos Humanos no deja de ser una bisagra entre los empleados y el negocio, y por ello es muy importante la movilidad de la información.

Habla de la velocidad de la información, ¿cómo se traduce en RRHH?

Precisamente, en aprovechar cualquier herramienta tecnológica que realmente te haga ganar en esa velocidad. Es decir, nuestro punto de partida es una base de datos, pero donde reside realmente la optimización del proceso no es en un flujo de validación eterno que nadie quiere sino en transformar los comportamientos de las personas o aprovechar los que ya ha transformado la introducción de la tecnología.

¿Considera que esta optimización de tiempos se traduce en una optimización de costes?

No necesariamente. Creo que si lo reducimos todo a la rentabilidad, nos equivocamos. Estos trabajos administrativos son muy importantes porque se refieren a las personas. Cuando me llega un parte de baja, es un acto administrativo, pero detrás hay una persona enferma. Entonces la rentabilidad en RRHH es muy poco tangible, pero lo cierto es que nuestros departamentos financieros y nuestro propio negocio necesitan, cada vez más, predecir las cosas y para ello tienes que manejar información, analizarla y descubrir patrones.

¿Con qué herramientas están trabajando?

En los últimos cinco años Gestamp ha tenido un crecimiento exponencial desde el punto de vista del negocio y los sistemas tenían que acompañar esta evolución. Por este motivo, en menos de cuatro años hemos implantado SAP para todas nuestras sociedades en 20 países y lo hemos hecho en 18 meses. Ha sido un reto. El planteamiento que hicimos no fue precisamente holístico porque no quería un M2M de los procesos, pero sí que las fuentes de información en la organización tuvieran un nivel mínimo común lanzado desde Corporativo y quería elevar lo que venía siendo una práctica desagregada para cada una de nuestras plantas a nivel país.

¿Cómo plantearon el proyecto?

En estos 18 meses los departamentos de Administración de Personal y Organization & Management han trabajado de la mano en los 20 países con el objetivo de obtener la información de una manera común en un mínimo de nueve procesos de RRHH diseñados durante la implantación. Es decir, nuestros objetivos no eran tan ambiciosos en el sentido de cubrir y optimizar todo el proceso de RRHH, sino en conseguir, por ejemplo, que toda la información referente a la contratación o en las salidas tuviese un mínimo común. Es decir, el proceso en sí puede ser muy diferente en cada país, pero la captura de información está homogeneizada. Hemos implantado SAP, pero no nos hemos quedado ahí. También hemos implantado SAP para casi el 40% de la nómina de nuestros empleados, con la misma intención y en menos de un año y medio. Además, con el objetivo de capturar toda la información de forma homogénea y con calidad, hemos instalado Business Warehouse que es una herramienta que analiza la información y facilita KPI de RRHH. Haciendo esto logramos saber hoy en día y de forma inmediata desde Madrid que tenemos 3.000 empleados en China con nombres y apellidos. Con esa misma estrategia es con la que tenemos que abordar los siguientes pasos.

¿Cuáles van a ser?

En estos momentos continuamos con las nóminas y tenemos previsto, en los próximos dos años, tener cubierta al 85% de la organización. Paralelamente, vamos a implantar en breve Success Factor y vamos a empezar por el módulo de reclutamiento y on boarding.

¿Qué opinión le merecen las herramientas cloud?

Las herramientas cloud se implantan a la velocidad del rayo y los proyectos se acortan a los tres meses, pero es muy importante tener claros los objetivos y lo que quieres conseguir de la herramienta, a nivel de flexibilidad y de usabilidad,

El negocio necesita predecir las cosas y para ello tienes que manejar información, analizarla y descubrir patrones

porque en caso contrario su implantación se puede convertir en una pesadilla. Por este motivo dentro de mi departamento tengo una persona que se dedica única y exclusivamente a la gestión del cambio y a la comunicación, que en muy pocas ocasiones te permiten en los proyectos introducir esa variable.

Se habla mucho de que la adecuada utilización del Big Data puede mejorar y facilitar la gestión de personas, haciéndola mucho más eficaz e individualizada. ¿Cuál es su opinión?

No creo en el Big Data en RRHH, soy más partidaria del Long Data del que habla Samuel Alberstein. Long Data no es más que el historial. Tratar de identificar o analizar patrones a través del Big Data no tiene mucho sentido, pero lo que sí puedo hacer es valorar el historial, no con la intención de predecir sino de impactar y transformar comportamientos de las personas en mi organización. Y eso lo puedo hacer analizando la información e implantando herramientas informáticas. Por ejemplo, si pongo a disposición de la plantilla una App para que me envíen los partes de baja estoy impactando en el comportamiento de las personas. Esto lo puedo hacer extensible a muchas otras cosas, pero no es que lo haga Recursos Humanos, sino que lo está haciendo la sociedad. Lo que hace RRHH no es predecir, es aprovechar, eso sí impactando y transformando el comportamiento en la organización.

¿Qué le pide a un proveedor de sistemas?

Pido que me pongan encima de la mesa una metodología eficaz y probada. Le pregunto, por ejemplo, qué herramientas va a utilizar si tenemos que hacer migración de datos, no solamente con qué recursos vamos a contar sino también con qué herramientas y con qué expertise cuenta, qué flexibilidad me da y en qué fases del proyecto, o cómo va a contribuir realmente con su expertise y con su experiencia en otras implantaciones

Fuente: Equipos&Talento Noviembre 2016, pág.32-33, Entrevista
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