Externalización de la gestión de la nómina: de la industrialización al servicio a la carta

1 octubre 2016 — SAP HCM

Javier Ruiz, Responsable del Servicio de Mantenimiento SAP HCM de Integra

La decisión de una empresa de externalizar la Administración de Personal y Nómina no va enfocada únicamente a abaratar los costes del servicio, sino también a asegurarse una tranquilidad por el pago de esos servicios.

La tranquilidad en un servicio internalizado se obtiene gracias a la confianza en el trabajo bien hecho de un personal bien formado y entrenado. La externalización de los servicios no tiene por qué implicar que se pierda esa tranquilidad ni que disminuya la calidad del servicio.

En ocasiones también se puede pensar en una sensación de encapsulamiento al ser necesario rellenar innumerables hojas de cálculo para realizar tareas rutinarias, como puede suponer un cambio en la situación fiscal de un trabajador o que se hagan los trámites para dar de baja a un empleado. No tiene por qué ser necesario.

Las continuas mejoras de los Sistemas de Información permiten una mayor flexibilidad adaptabilidad a los procesos de trabajo. Las posibilidades de adaptación son infinitas.

Mediante un equipo especializado en SAP HCM con conocimientos de la aplicación a nivel funcional de los procesos de negocio, conocedores de la legalidad vigente y rapidez y destreza en la configuración del sistema, otro tipo de externalización es posible.

Nos encontramos ante un nuevo paradigma de externalización de los servicios de Recursos Humanos mediante un HRIS altamente especializado capaz de adaptarse en el día a día de los procesos del cliente.

No quiere decir que con este nuevo enfoque el cliente no necesite proporcionar los datos personales de una nueva contratación o realizar ninguna validación, pero sí que el tiempo que tenga que invertir en el traspaso de información o validación sea el mínimo y de la mayor calidad posible. Esto es tecnológicamente factible ya que el dato fluye al sistema allá donde nace, pudiendo indicarlo el propio gestor del cliente o directamente el empleado de la organización. Posteriormente el proveedor del servicio completará la información añadiendo los datos correspondientes a los procesos que gestiona.

(Ej: ante un alta el cliente no tiene por qué conocer el contrato más adecuado, que sí conoce el proveedor que está al día de la legalidad y los procesos de negocio).

Asimismo, respecto a los procesos de negocio, el cliente puede querer mantener dentro de su ámbito de gestión aquellos procesos de valor que quiere controlar. Otros, para los que no le interesa mantener el conocimiento en su organización, son externalizados en el proveedor de servicios.

La cercanía con el cliente y la estandarización de los procesos de trabajo permiten minimizar los errores humanos en la inclusión y verificación de la información

Respecto a la especialización del servicio, los servicios de BPO no consisten únicamente en indicar que la contabilidad se ha llevado a cabo, sino que se especificarán los saldos acreedores de las principales Cuentas de Mayor cuadrando cada uno de los apuntes, si el cliente lo desea.

Del mismo modo no se tienen que limitar los servicios a realizar los pasos estrictamente necesarios para el Sistema de Liquidación Directa, sino que esta gestión integral permite que el cliente no tenga dudas de la correcta tramitación tras mostrarle los resultados definitivos cuadrados al céntimo con lo calculado en nómina.

Son ejemplos del servicio personalizado que a día de hoy se pone a disposición del cliente. Entra en juego una demanda de servicios modulares:

Externalización de la gestión de la nómina: de la industrialización al servicio a la carta

El abanico de posibilidades que se le proporciona al cliente es más amplio que nunca. La cadena de montaje sigue funcionamiento a pleno rendimiento, pero el cliente deja de tener la percepción de un trabajo en masa mediante una adaptación total a sus necesidades.

Este enfoque personalizado a diferentes clientes no es incompatible con un servicio que aprovecha sinergias y aprendizajes en procesos industrializados por parte del proveedor. La flexibilidad en la comunicación y una organización del trabajo muy engrasada permiten prestar un servicio altamente personalizado con ahorros en la carga de trabajo.

La cercanía con el cliente y la estandarización de los procesos de trabajo permiten, por otro lado, minimizar los errores humanos en la inclusión y verificación de la información.

Todos estos factores han llevado a una transformación de los procesos de trabajo que redundan en un mejor servicio percibido por el cliente y por tanto en mayor tranquilidad. Sumado al abaratamiento de costes y la reducción del riesgo al asumir menores costes fijos de personal, hacen que la decisión sea más fácil de tomar en pro de la externalización.

Fuente: AUSAPE nº45, pág.50-51, Octubre 2016, Sección: En profundidad.
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